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Risparmiare tempo ed energie grazie a Excel

Il tempo è denaro. E sprecarlo, quando sia possibile evitarlo, significa andare in perdita.

Quando si lavora con i dati e con i numeri, o quando semplicemente si tiene conto dell’aspetto finanziario e burocratico della vita quotidiana, la mente è messa a dura prova. È un impegno faticoso e, al minimo intoppo, tutto il lavoro fatto fino a quel momento rischia di essere perduto.

Eppure c’è uno strumento che aiuta a fare tutto questo, e anche di più, in maniera facile, rapida e precisa.

Si tratta di Microsoft Excel.

Microsoft Excel: caratteristiche principali

La suite di applicazioni Office non ha bisogno di presentazioni. Nel proprio campo è il pacchetto software largamente più diffuso e venduto, con una concorrenza praticamente inesistente in ambiente Windows.

Tra le sue applicazioni, la parte del leone è giocata da Excel, uno strumento semplice ma indispensabile per raccogliere e organizzare dati.

Eppure c’è ancora chi ne è intimorito, pensando di non essere in grado di utilizzarlo. Uno dei pregi del software è quello della semplicità di utilizzo, per la quale chiunque, magari seguendo uno dei tanti corsi base di Excel disponibili online, può imparare a utilizzarlo al meglio.

Excel consente di automatizzare tutte le operazioni per gestire e aggregare dati di qualunque tipo, attraverso la creazione di fogli di calcolo appositi.

Il suo utilizzo non deve necessariamente rimanere riservato all’ambito lavorativo. Con questo software è infatti possibile pianificare e organizzare non solo la vita aziendale, ma anche quella personale e famigliare.

La semplice funzione di somma può ad esempio essere applicata a una tabella nella quale rendicontare tutte le spese e i ricavi del mese, tenendo d’occhio l’andamento delle proprie finanze.

Le tabelle pivot, invece, consentono di ricavare nuove informazioni semplicemente riorganizzando in maniera differente dati già presenti in altre tabelle.

Insomma, le possibili applicazioni sono tante e il risparmio di tempo che può garantire è non va affatto sottovalutato.

Excel e IA: una squadra vincente

La grande quantità di funzioni di Excel fa sì che con esso si possa svolgere praticamente qualsiasi compito legato alla raccolta e organizzazione di dati. Le funzioni basic sono state sviluppate con la massima attenzione verso il concetto di “user friendly” e sono alla portata di chiunque.

Ma, nell’utilizzare l’intera mole degli strumenti e spingere il “motore” al massimo, certe volte ci si può trovare in difficoltà.

Le grandi aziende, che per rendere al meglio hanno bisogno di far girare Excel ai massimi regimi, hanno a disposizione un’arma segreta: l’intelligenza artificiale.

Il supporto di strumenti sviluppati nel campo della RPA (robotic process automation) permette di ridurre notevolmente il carico di lavoro di chi ha a che fare intensivamente con i fogli di calcolo elettronici.

Ecco nello specifico come l’intelligenza artificiale è in gradi di essere d’aiuto nell’utilizzo di Excel:

  • importazione dei dati – tra i pregi di Excel c’è stata fin da subito la possibilità di “estrarre” dati da fonti esterne. Il problema qui sta nel fatto che un umano, per importare dati in questo modo, ha bisogno prima di aprire un nuovo foglio di calcolo e poi di dare il comando, dovendo attendere il caricamento dei dati in questione. Lasciando questo compito nelle mani di una routine automatica gestita da un’IA, chi lavora troverà i dati già importati e pronti all’apertura del foglio di calcolo;
  • ispezione per dati mancanti e anomalie, o errori vari – un’IA è in grado di svolgere questo compito in tempi rapidissimi, liberando risorse umane per altri task;
  • connessione facile e sicura tra varie fonti – nella maggior parte dei casi le informazioni di cui si ha bisogno non si trovano in un unico posto. Vanno raccolte da diverse fonti con notevole dispendio di risorse. Anche in questo caso risulta estremamente utile settare una routine automatica che svolga questo compito in maniera semplice e rapida. Inoltre, dotando la routine di un proprio account sicuro, si evita di esporre inutilmente interi sistemi a pericoli informatici. L’unico punto di “sorveglianza e controllo” sarà, infatti, il sistema della stessa routine.

Abbiamo spiegato come si può lavorare più efficacemente e risparmiare tempo grazie a Excel.

Il lavoro e gli impegni sono importanti ed è giusto che siano parte integrante della vita di tutti giorni. Ma lo è altrettanto ritagliarsi il giusto tempo libero da dedicare ai propri affetti e ai propri interessi.

Tutto questo si può conciliare con l’utilizzo dei giusti strumenti che ci semplifichino la vita.